Datenschutz & Auftragsverarbeitung.

1. Der Schutz und die Sicherheit der in SoJuS THUE verarbeiteten Daten hat hohe Priorität. Personen-, träger- und einrichtungsbezogene Daten werden nur erhoben oder verarbeitet, wenn die Angaben zur Aufgabenerfüllung der jeweiligen Organisation erforderlich sind bzw. freiwillig mitgeteilt werden. Klarnamen von Personen werden, soweit notwendig, nach gängigen Regeln pseudonymisiert.
2. Während des Zugriffs durch die Nutzer/innen werden funktionale „Session-Cookies“ verwendet. Mittels dieser Cookies wird der verwendete Browser beim nächsten Zugriff wiedererkannt und ein schnellerer Zugriff ermöglicht. Der jeweilige Browser kann so eingestellt werden, dass Cookies nur im Einzelfall erlaubt, das Setzen von Cookies ausgeschlossen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktiviert wird.
3. Gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten kann aus den in Art. 21 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) genannten Gründen widersprochen und/oder beim zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Beschwerde erhoben werden. In diesem Fall ist ein Zugang zu SoJuS THUE nicht mehr möglich.

1. Vertragliche Grundlagen nach Art. 30 DS-GVO.

   
   
   1. SoJuS THUE wird im Rahmen der Auftragsverarbeitung betrieben. Der Freistaat Thüringen, vertreten durch das Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport, und die VEBERAS haben zunächst für Einrichtungen der Kinder- und Jugendhilfe am 11.04.2022 einen Vertrag gemäß Art. 28 DS-GVO abgeschlossen. Dieser Vertrag wurde durch Neufassung vom 23.12.2023 um den Aufgabenbereich "Kita-Aufsicht - Kindertageseinrichtungen" erweitert.
   2. SoJuS THUE ist in das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DS- GVO aufgenommen (Kennung: VDV-S-07). Das Verzeichnis stellt Zweck, Gegenstand, Kategorie und Art der verarbeiteten Daten sowie die zugriffsberechtigten Personenkreise dar. Eine Weitergabe von Daten an Dritte findet nicht statt.

2. Nutzerdaten in SoJuS THUE.

   
   
   1. Das Fachressort ist zuständige Stelle gemäß § 7 Online-Zugangsgesetz (OZG) und hat Zugriff auf die Nutzerkonten. Die Inhalte von SoJuS THUE sind nur verifizierten Nutzer/innen für die ihnen obliegenden Aufgaben zugänglich, und zwar Vertreter/innen
      
      
      • der Erlaubnis- und Aufsichtsbehörden,
      • der Einrichtungsträger,
      • der örtlichen Träger.
   2. Der Zugang zu SoJuS THUE für Mitarbeiter/innen der o. g. Organisationen setzt voraus, dass deren dienstliche personenbezogene Daten als verifizierte Nutzer/innen erfasst werden (geschlossene Benutzergruppe). Die beteiligten Organisationen richten nach dem Grundsatz der Organisationsautonomie während des laufenden Betriebs in eigener Zuständigkeit über "Admin | Nutzer" Zugangskonten für ihre Nutzer/innen ein, legen deren Rolle fest und übersenden Einmal-Passwörter zur Erstanmeldung. Die Nutzer/innen besitzen gemäß Rollen- und Rechtekonzept unterschiedliche Berechtigungen (Lese-, Schreib-/Änderungs-, Antrags- oder Melderechte).
   3. Darüber hinaus bestehen Zugangsrechte für "Beteiligte", z. B. Vertreter/innen der zuständigen Behörden für eGovernment, Digitalisierung bzw. OZG, der kommunalen Spitzenverbände sowie der Spitzenverbände der freien Wohlfahrtspflege. Der Zugriff von "Beteiligten" bezieht sich nur auf die Struktur und die Funktionalitäten der Anwendung, nicht aber auf einzelne Inhalte oder Daten.
   4. Bei jeder Anmeldung müssen die Nutzer/innen die Protokollierung ihrer IP-Adresse für die Dauer der Sitzung akzeptieren. Beim Zugriff auf SoJuS THUE werden Informationen in Server-Logfiles gespeichert, und zwar:
      
      
      • Browsertyp, Browserversion, verwendetes Betriebssystem,
      • Referrer URL, Hostname des zugreifenden Rechners,
      • Uhrzeit von Beginn und Ende des Zugriffs sowie
      • Benutzername, ggf. Organisationszugehörigkeit.
      Diese Daten werden nicht ausgewertet und nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Allerdings bleibt vorbehalten, die Daten nachträglich zu prüfen, wenn konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden.
   5. Die in "Admin | Nutzer | Verwaltung" zu den Nutzer/innen gespeicherten Mailadressen dienen in der Regel zugleich als Benutzernamen. Bei Nutzer/innen, die für mehrere Einrichtungsträger zuständig sind (z. B. Verwaltungsgemeinschaften, Verwaltungsholdings), können durch die Admin-Berechtigten zu einer Mailadresse unterschiedliche, frei definierbare Benutzernamen hinterlegt werden. Die Mailadressen werden neben dem Anmeldeverfahren ausschließlich zur Übermittlung systemgenerierter Info-Mails verwendet, z. B. beim Erlass von Bescheiden oder zur Unterrichtung bezüglich der anstehenden Erneuerung von Führungszeugnissen.
   6. Die allgemeine "Mailing"-Funktion für die Erlaubnis- und Aufsichtsbehörden sowie die gesonderten Funktionen "E-Mail schreiben" für Rückfragen in Antrags- oder Meldeverfahren bewirken ein Umschalten in das behördeneigene Mailprogramm. Die nach dem Umschalten im Entwurf erzeugten bzw. versendeten E-Mails werden ausschließlich in den Postfächern des Mailprogramms angezeigt. Aus SoJuS THUE heraus besteht kein Zugriff auf den Mailverkehr zwischen Behörden und Einrichtungsträgern.

3. SoJuS THUE zur Aufgabenerfüllung örtlicher Träger.

   
   
   1. Die rechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten von Klienten und Personensorgeberechtigten durch die örtlichen Träger erfordert deren Einverständnis, z. B. bei der Antragstellung. Die Einverständniserklärung ist regelmäßig Voraussetzung für die Gewährung von Leistungen.
   2. Nutzer, Klienten und Personensorgeberechtigte haben gegenüber der fachlich verantwortlichen Stelle, in der Regel also gegenüber den örtlichen Trägern, ein Auskunftsrecht über die gespeicherten Daten und auf die in Art. 15 DS-GVO dargestellten Informationen. Ferner besteht nach Art. 16 DS-GVO ein Anspruch, dass unrichtige Daten unverzüglich berichtigt oder vervollständigt bzw. gelöscht werden, wenn einer der in Art. 17 DSGVO aufgeführten Gründe zutrifft. Darüber hinaus kann verlangt werden, dass die Datenverarbeitung eingeschränkt wird, wenn eine der in Art. 18 DS-GVO aufgeführten Voraussetzungen vorliegt.
   3. Zur Darstellung interaktiver Karten enthält die Anwendung für örtliche Träger bei der Auswahl (teil-) stationärer Einrichtungen einen Link zu "Google Maps" der Firma Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Bei freiwilliger Nutzung des Links wird die SoJuS-Anwendung verlassen und auf das Angebot von Google gewechselt. Eine Datenübermittlung an Google oder ein Datenzugriff durch Google findet nicht statt. Für die Rechtmäßigkeit des Angebotes von Google bei Nutzung dieses optionalen Angebotes wird keine Haftung übernommen. Die angezeigte örtliche Lage einer Einrichtung veranschaulicht z. B. die Entfernung zum Wohnort der Personensorgeberechtigten oder zum Schulstandort.